Przeglądając tysiące zapytań ofertowych i przetargów, zwróciliśmy uwagę na parę błędów, które mogą nieświadomie zawężać odpowiedzi z rynku, mogą wpływać negatywnie na finalny wygląd gazety, a niektóre błędy mogą być powodem do uruchamiania procedur reklamacyjnych, czyli do problemów, których przygotowujący pytania ofertowe wolą unikać.
1. Rozmiar.
To najczęstszy błąd przy druku gazetowym: precyzowanie rozmiaru. Uściślijmy: druk gazetowy z założenia jest szybkim i tanim drukiem. Zatem docinanie do wskazanego rozmiaru to problem, którego nie chcą podejmować się drukarnie. Podawanie dokładnych rozmiarów może dyskwalifikować firmy z udziału w przetargu / zapytaniu, znane są historie, gdy składano reklamację i taka reklamacja była uwzględniania. Bezpieczniej jest niedoprecyzować, czyli podać wartość np., Format A3 (297 x 420) plus / minus 10%, czyli na szerokość minimum 267 maksimum 326, a na wysokość minimum 378 a maksimum 462
Projektując gazety i czasopisma w ramach Własna Gazeta, mocno zwracamy uwagę na jakość, do tego dopuszczamy wprowadzanie drobnych korekt, konsultujemy z klientem budowę layoutu i wlewanie treści (zwłaszcza, gdy pojawia się niezgodność z planem)
2. Dokładna gramatura papieru, dokładna jasność
Problem podobny jak z sytuacją powyżej. Lepiej ustalić minimum lub wartość około, niż domagać się konkretnego parametru. Nie każda drukarnia ma dostęp do papieru o wskazanej gramaturze lub jeśli dostęp ma, to nie zawsze po atrakcyjnej cenie w stosunku do innych papierów. Im mniejsza precyzja, tym większe prawdopodobieństwo na atrakcyjną cenę. Oczywiście warto zachować umiar i przy precyzowaniu parametrów je skonsultować.
3. Heatset, coldset
Trzeci punkt dotyczący precyzowania i używania nieznanych słów. Parokrotnie spotkaliśmy się z sytuacją, gdy doprecyzowywano technologię w jakiej ma być wydrukowana gazeta. Problem był taki, że najwyraźniej bazowano na opisie do przetargu na publikację o innej charakterystyce. Finalnie w zapytaniu zmuszano do użycia rozwiązania, które było wielokrotnie droższe, z niemalże zerowym efektem wizualnym (np. druk gazety 45g w technologi heatset). Zupełnie niepotrzebnie wywindowało to ceny i zupełnie niepotrzebnie wykreśliło wiele firm z udziału. Bardzo często nie warto używać określeń, jeśli nie jesteśmy pewni, co oznaczają. I to również tyczy się użytej technologii (czyli przykładowego heatsetu, czy coldsetu).
dobrą praktyką jest wymaganie możliwości przeglądania publikacji on-line na platformie z menu w języku polskim, z możliwością pobrania pliku PDF, oczywiście z klikalnymi linkami, i co ważne: bez reklam i promocji firm zewnętrznych. Brak reklam trzecich jest ważny z prostego powodu: aby w pełni panować nad pojawiającą się tam treścią co przy reklamach np. kontekstowych nie jest możliwe.
4. Najniższa cena za zaprojektowanie i skład gazety
Nie warto opierać wyników zapytania tylko o ten parametr lub w głównej mierze o ten parametr. Dlaczego? Proces twórczy gazety (mamy na myśli projektowanie graficzne) to proces kreatywny. I jeśli produkt ma być ładny, nie odrzucający czytelnika, to ten proces powinien trwać. I tworzyć go powinni doświadczeni (a więc nie najtańsi) graficy. Już te dwa parametry powodują, że najtaniej oznacza najgorzej. A jak jest w rzeczywistości? Gazety tworzone wg jedynego parametru CENA wyglądają bardzo źle, zagląda do nich ułamek osób, które otrzymały taką gazetę. Czy jest sens wydawać budżet na fatalnie zaprojektowane publikacje, których i tak nikt czytać chcieć nie będzie? Projektując gazety i czasopisma w ramach Własna Gazeta, mocno zwracamy uwagę na jakość, do tego dopuszczamy wprowadzanie drobnych korekt, konsultujemy z klientem budowę layoutu i wlewanie treści (zwłaszcza, gdy pojawia się niezgodność z planem). Ale to oznacza jedno: publikacji nie złoży się w 4 roboczogodziny, ale w kilkanaście lub kilkadziesiąt. Wysoka jakość potrzebuje czasu. A to kosztuje. Stąd warto opierać się na portfolio, weryfikować dotychczasowe publikacje, które można przesyłać jako linki do wersji on-line…
Gazety tworzone wg jedynego parametru CENA wyglądają bardzo źle, zagląda do nich ułamek osób, które otrzymały taką gazetę. Czy jest sens wydawać budżet na fatalnie zaprojektowane publikacje, których i tak nikt czytać chcieć nie będzie?
5. Wersja on-line
Podczas pytań ofertowych rzadko pada pytanie dotyczące przygotowania wersji on-line. W kwestii płatnych gazet i czasopism może to być zrozumiałe, jednak w przypadku publikacji o charakterze bezpłatnym… już nie. Zwłaszcza, gdy dotyczy to gazet lokalnych, gminnych, samorządowych. Minimum minimum powinno być wymaganie otrzymania zoptymalizowanego pliku PDF, którego waga wynosi parę megabajtów i w którym linki do stron internetowych lub np. logotypy reklamodawców są klikalne. A już dobrą praktyką jest wymaganie możliwości przeglądania publikacji on-line na platformie z menu w języku polskim, z możliwością pobrania pliku PDF, oczywiście z klikalnymi linkami, i co ważne: bez reklam i promocji firm zewnętrznych. Brak reklam trzecich jest ważny z prostego powodu: aby w pełni panować nad pojawiającą się tam treścią co przy reklamach np. kontekstowych nie jest możliwe. Przykład? fatalnie wyglądać będzie wersja on-line z reklamą przeciwnika urzędującego burmistrza.
Firmy startujące w przetargach mają kilkadziesiąt możliwości do wykorzystania, od zbudowania własnej infrastruktury, przez zakup pakietów na stronach oferujących usługi, a tych jest wiele.
Przykładowo: w ramach Własnej Gazety posiadamy autorską platformę w ramach której w pełni panujemy nad zawartymi treściami, tj. np. kompletnie możemy zablokować możliwość odczytu statystyk przeglądania publikacji, co więcej możemy w locie zmieniać język menu, co w sytuacji publikacji wielojęzycznych pozwala uruchamiać menu w języku gazety.
Podsumowanie
To oczywiście wybrane błędy z którymi stykami się na co dzień. Normą jest mylenie parametrów wysokość z szerokością, normą jest używanie parametrów bez zrozumienia. Tworząc pytanie ofertowe warto zwracać uwagę na powyższe punkty.
Artykuł nie jest poradą prawną. Raczej należy traktować jako niezobowiązujący felieton, czy komentarz.